文／楊倩蓉
從唐鳳的一天如何展開，便能窺見她如何在日理萬機的大小事務中，既能有效率地完成工作，還能兼顧對生活品質與自我學習的要求。
二○二○年，媒體報導唐鳳以「番茄鐘工作法」管理時間， 在社會掀起熱烈討論，不僅讓許多人認識番茄鐘工作法的高效能， 也對唐鳳有了落地的新認識。原來，聰明的時間管理，不僅是唐鳳保有清晰思慮的方法，也是她不被工作綁架，成為自己生命主導者的關鍵。
事實上，對深諳數位世界的唐鳳來說，增加工作效能有很多方法，番茄鐘工作法，其實只是她時間管理魔法盒中的其中一種。從唐鳳的一天如何展開，就能窺見她如何在日理萬機的大小事務中，既能有效率地完成工作，還能兼顧對生活品質與自我學習的要求。
過去，唐鳳因遠距工作的關係，必須跨時區與大家線上溝通，凌晨以後才能休息，但因為身體需要，她通常會睡滿八小時才起床。自從擔任政務委員後，由於每天得準時九點上班，所以她是這樣安排一天的時間：
每天早上大約七點起床，起床後，她也不急著起床，會留一點時間給昨晚做夢時，夢境裡可能產生的新想法或是創意，趁著記憶還清楚，趕緊將它記錄下來，寫好後，再起床吃早餐，準備中午便當，然後走路去上班。
唐鳳對時間結構的掌握，不僅應用在工作及睡眠上，她甚至把每日便當的食材，外包給專業公司去處理，就是希望自己更能掌控時間。
準備便當這件事，幾乎不花唐鳳什麼時間，大概只要十分鐘以內就可以做好。這是因為二○二一年年初，唐鳳的辦公室舉辦了一場進駐團隊說明會，讓每個團隊上台分享他們的新創想法。唐鳳在這場發表會中發現「享廚好食」這家新創公司，其營養師規劃三餐的方式，可以幫她節省很多時間，解決她生活上和飲食上的痛點。
於是，唐鳳就直接跟這家新創公司訂購食材，他們每週就會按照她想吃的東西，事先將食材洗好、切好，然後配送到家。而唐鳳只需要做一件事，就是把食材放進冰箱，每天早上起床時，只要拆開一包當天便當使用的食材，丟進鍋裡，十分鐘之內就可以快炒完畢。最近，她更把做便當的時間控制在兩到三分鐘內完成，她笑說：「我現在主要是用拌的，所以用的時間更少，可能只要兩、三分鐘就好了。」
在她看來，切菜這件事，無論是她自己切，或是別人先把菜切好，都沒有太大差別，除非有特定的目的，例如為了擺盤或是雕花，否則唐鳳並不想花太多時間在準備食材上。她透過「享廚好食」，把備菜這種比較機械性的事務， 交給專業公司處理，至於如何調配佐料及混搭各種食材，就是料理者可以自行決定的創意。
自己動手料理既健康，也是一種放鬆這兩年興起美食快遞服務，對很多人來說，享受美食變成是一件很方便的事，但是對唐鳳而言，美食外送還是不夠快。因為她認為，吃應該是隨時隨地想吃時，就可以馬上動手料理，從想吃到吃到，中間的時間距離必須夠短。換言之，如果事先有專業營養師幫你調理好食材，想吃時，打開冰箱，立刻調理， 就會比等待外送送達的時間還要快。
「如果食材都事先配好，料理所需時間也會變短，我覺得就會改變很多人養生的習慣。」唐鳳認為，很多人壓力大就點外送，或是在社群媒體上看到有人放宵夜文，就跟著去點炸物，其實無形中造成身體很大的負擔，但如果交給專業營養師準備食材，就不必擔心身體缺乏營養，或是亂吃，精神也會比較好。
除了節省時間與更健康之外，訂購食材還帶給唐鳳另一個好處，那就是下班時，從工作場域的緊繃狀態到回家，準備晚餐是一個很好的放鬆過程。過去，她放鬆的方式不是聽音樂，就是上網留言，但從備菜到完成料理，也讓她有逐漸放鬆的感覺，於是做菜也成為她放鬆自己的新習慣。
成為時間主人的番茄鐘工作法早上做完便當後， 唐鳳又是如何展開一天的工作？首先，她會在上班前看一次LINE，下班後再看一次LINE，但是上班時，她從來不看LINE，認為無論是LINE 或是WhatsApp，許多人都是還沒想清楚就開始對話，不斷地獲取彼此的注意力，而在上面花最多時間的往往是把字打完，當邊打字邊想時，又必須即時回應對方，大家都處於分心狀態，而分心狀態是無法有效率地處理好一件事。所以她一天才回兩次LINE，就是希望大家想清楚再跟她說，才不會彼此浪費時間。
開始工作後，她會使用番茄鐘工作法，將一天上班的時間分成幾個番茄鐘， 事先規劃好工作進度。番茄鐘工作法是法蘭西斯科．西里洛（Francesco Cirillo）一九八七年念大學時所發明的一套方法。當時在他正準備考試，有三本書要讀， 但他一直心浮氣躁，不斷分心，無法專心讀完一個章節，於是他從廚房裡拿了一個番茄形狀的料理定時器，先設定十分鐘，讓自己在這段時間內專心看書， 不做其他事，沒想到很有效，幫他通過了考試。後來他也不斷實驗，最後發現設定工作二十五分鐘、休息五分鐘，是最有效率的時間管理方式，並開始傳授這套工作術，二○○六年，更出書介紹這套工作法。
法蘭西斯科． 西里洛沒想到的是，這個簡單的時間管理術竟然在短短幾年內風靡全球，很多人都拿著這套方法來管理時間，《紐約時報》甚至特別介紹了這套工作法。這讓他領悟到，現代人受到各種科技工具干擾，導致大家日夜無休地接受各種訊息，以致大腦無法好好靜下心來專心做事。
番茄鐘工作法之所以受到大家的歡迎，是因為二十五分鐘的時間設定不長也不短，正好可以專心工作，在這二十五分鐘內，如果有外界的訊息進來，或是臨時想到有其他事要處理，二十五分鐘告一段落之後再處理，也不至於耽誤事情或來不及。只不過，這套風靡全球的時間管理術當時在台灣並沒有引起關注，直到二○二○年疫情蔓延，全球開始進入遠距工作時，媒體報導資深的遠距工作者唐鳳很早就善用番茄鐘工作法管理時間，番茄鐘工作法才開始受到矚目。
使用番茄鐘工作法的唐鳳會在二十五分鐘的工作區間集中精神做事，不分心看email，手機也設定在勿擾模式，當中不會跳出手機通知或來電顯示。二十五分鐘後，也就是一個番茄鐘結束時，她才會給自己五分鐘的休息時間，看一下email和回覆信件。休息五分鐘後，再繼續進行下一個番茄鐘的工作。
使用番茄鐘工作法的好處是，一個番茄鐘的時間長度不算太長，所以如果二十五分鐘內沒有回覆email，也不算失禮。畢竟使用番茄鐘工作法是為了專心做事，所以二十五分鐘內不能被打斷。但天常有不測風雲，好比突然發生地震等等，如果工作被打斷，唐鳳就會取消這一個番茄鐘的設定，將本來要做的事延到下一個番茄鐘時段去做。例如，本來今天上班預計要完成七個番茄鐘，做到第四個時被打斷了，那就把第五個番茄鐘變成第四個。
至於，休息的五分鐘唐鳳為什麼是看email，而不是看LINE？這是因為大家寫email，不會只寫第一行就送出，而是會寫完一個段落才送信。所以她每工作二十五分鐘，就會花五分鐘即時回覆email，每次看到的郵件都是來信者寫好的完整脈絡，也可以判斷兩分鐘之內是不是可以處理完。如果可以就來處理， 如果處理不完，誰比她更適合處理，她就馬上把信件轉寄出去，讓那個人來處理，因此很快就可以把大部分的email回完。
晚上七點下班前，她會再次看過全部的email，但下班後是自己的時間，就不再看email了。這就是唐鳳的一天，她是透過主動掌握時間結構，不被時間牽著鼻子走，讓自己更有效率的完成「今日事，今日畢」的目標。
書名：《唐鳳的破框思考力》 作者：楊倩蓉 出版社：天下文化 出版日期：2022年9月30日
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【本文摘自天下文化出版《唐鳳的破框思考力：關於工作、學習與行動的方法》，由讀書吧電子書提供。未經授權，請勿轉載】
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