簡報開始不到5分鐘，你還在講第3張趨勢圖時，冷不防老闆突然說了一句話：「所以，這次報告的重點是什麼？這些數據代表的結論是什麼？接下來應該怎麼做？」面對被打斷的簡報，你急急忙忙的跳到第15張投影片，回答老闆的問題。
沒想到老闆接著又問了下一個問題，就在這樣跳來跳出的簡報切換中，你完成了這場簡報。而老闆起身趕往下一個會議，只留下你自己一個人面對電腦及投影機......（編按）
文／南西．杜爾特（Nancy Duarte）
高階主管每天要做許多決策，有時決策速度很快，有時卻須要深思熟慮。假設你要向高階主管報告，或是在高階團隊的會議上向全體成員提報，一定要有心理準備，在你講完之前就會被打斷，而且通常距離報告完畢還很久。
預期會被質問和打斷
大多數高階主管能做到領導職位，歸因於他們能夠迅速評估資訊，並擅於挑戰資訊。當他們開始掌握你的建議要點時，會立刻看出其中利弊。他們打斷你，是因為熟諳商業知識，而對你的建議產生重要疑問，必須盡快獲得解答。他們為求方便而插話，好徹底了解整體建議，還有你對這個建議考慮得有多周詳。
這彷彿他們一聽到你的基本構想，心中就形成一幅畫，但是畫中有些部分很模糊，或是有一些斷點，所以要靠問問題來補充。他們經常跳來跳去，問東問西。對於這種挑戰強度，你要有心理準備，也要預留提問時間，不要把分配到的時間，全用在報告上。知道你有多少時間報告很重要，如果沒人告訴你，趕快去問。
大部分高層會議都以30分鐘為段落，所以最好準備15分鐘的正式報告，留下至少15分鐘的時間接受提問。
了解高階主管如何汲取資訊高階主管如何接受建議，有各自的偏好。為了與他們溝通，請找到能指導你認識這些偏好的人。有些高階主管會把厚厚的報告，從頭看到最後一個字，有些則只想看標明重點的簡短摘要。
你必須知道參與決策過程的每一個人，你的建議也可能須要有幾種不同的形式，以因應每位決策者的喜好。理想情況是，你請教的人，必須很了解那些主管的喜好。要找曾與他們相處過、有過溝通經驗的人。了解高階主管喜愛的溝通形式，例如喜歡開會或發電郵，這類資訊都很有用。只要你願意求教，一定會有很好的回報。
你必須知道提建議的對象，以及他們喜歡如何接收資訊，這不但影響建議被接納與否，也會影響事業發展的機會來臨時，主管如何看待你。
你也應該請教，提議你向高階主管報告的人，報告時的具體情況。問一問你該準備回答哪些類型的問題。自己也花點時間想想，可能被問到什麼，儘管你無法完全掌握。而且，支持你去報告的人可能也辦不到，所以要準備好面對意外。你絕對不想呆立在場上。
支持你報告的人只會幫助你了解下列3點：
1. 你可能意料不到、但高階主管想要得到的強烈觀點。
2. 哪些觀點高階主管可能想深入了解，如果有此需求，應該提供哪些資訊。
3. 高階主管可能提出什麼反駁論點，你應當如何應對。
儘管必須嚴格精簡報告內容，你仍然要廣泛做研究來支持自己的論點。務必要記住研究結果，以便在壓力下，很快可以想起。高階主管就算只做錯一個決策，也可能造成難以克服的內、外部混亂，甚至使公司及自身蒙受嚴重的羞辱。
就讓他們打斷你吧。
書名：《矽谷簡報女王用數據說出好故事》 作者：南西．杜爾特（Nancy Duarte） 出版社：商業周刊 出版時間：2021年3月11日
意猶未盡嗎？前往「讀書吧」購買本書電子版，結帳輸入【style】折扣碼，即享8折！
【本文摘自商業周刊出版《矽谷簡報女王用數據說出好故事》，由讀書吧電子書提供。未經授權，請勿轉載】
延伸閱讀
-
不是鼎泰豐！孫藝真「小籠包餐廳」曝光 女神最愛螃蟹
2024-04-18 14:13
-
許瑋甯16小時戰5洋男！林依晨低溫深夜突性感現身街頭
2024-04-19 22:47
-
連3天「2人同行1人免費」！「30種韓式料理」吃到飽498
2024-04-18 22:51
-
戲外也是白富美！金智媛「砸63億首爾買大樓」 建案實況曝光，不愧是富婆女王洪海仁
2024-04-20 11:40
-
怕要排隊了！連鎖牛肉麵店「豆花吃到飽」一間一間開 「六寶配料、靈魂糖水」無限續 老饕最推「紅燒蒜味牛肉麵」
2024-04-22 15:28
-
修圖太over根本不同人！郭碧婷「胖一圈腰都沒了」仙氣全消失 真實身材對比太扯
2024-04-18 12:09
FB留言